Conditions générales d'utilisation d'Evalmee (CGU)

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1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent les conditions d'accès et d'usage de la plateforme Evalmee (la « Plateforme ») par tout Utilisateur (Examinateur ou Examiné).

Evalmee fournit une solution logicielle d'évaluations en ligne ; Evalmee n'est pas un organisme d'enseignement ni un Examinateur.

2. Mentions légales et contacts

Éditeur : FD EDU, SAS au capital de 1 000 €, siège social : 3 Rue Joliot Curie, 91190 Gif-sur-Yvette, France, RCS Évry 884 027 079, TVA FR78884027079.

Contacts :

3. Définitions

  • Utilisateur : toute personne physique ou morale utilisant la Plateforme (Examinateur ou Examiné).
  • Examinateur : toute personne (enseignant, formateur, membre d'un centre d'évaluation, d'un organisme de formation ou d'un organisme de certification professionelle) créant, configurant, administrant et/ou corrigeant des Evaluations.
  • Examiné : toute personne (étudiant, apprenant, candidat) passant une Evaluation.
  • Evaluation : tout test, examen, QCM, exercice ou certification disponible sur la Plateforme.
  • Services : l'ensemble des fonctionnalités offertes par Evalmee pour créer, organiser, passer, surveiller et corriger des Evaluations.
  • Données : données, contenus, fichiers et journaux générés ou traités dans le cadre des Services.

4. Acceptation des CGU

L'inscription d'un Examiné à une Évaluation entraîne la création d'un compte sur la Plateforme.

L'Examiné accepte les présentes CGU lors de sa première connexion et utilisation effective de la Plateforme. Cette acceptation porte sur les conditions d'utilisation de la Plateforme. Elle ne vaut ni consentement à la télésurveillance d'une Évaluation, ni base légale de celle-ci : les modalités d'évaluation et leur fondement relèvent de l'Examinateur, Responsable de traitement, et doivent être portées à la connaissance de l'Examiné avant son inscription.

En cas de refus, l'Examiné se rapproche de son Examinateur. Il appartient à ce dernier, Responsable de traitement, de déterminer la modalité de passation applicable et, le cas échéant, l'alternative ou la procédure de repli prévue par son règlement.

5. Description des Services

Pour les Examinateurs :

  • Création/import de sujets (QCM, questions ouvertes, exercices interactifs).
  • Paramétrage (durée, accès, consignes, barèmes, options de traçabilité et de télésurveillance).
  • Tableaux de bord, correction assistée, export (Excel, PDF, LMS).

Pour les Examinés :

  • Accès sécurisé aux Evaluations assignées.
  • Interface de passation (desktop/mobile) et traçabilité des actions.

Evalmee fournit une obligation de moyens en matière de disponibilité, sécurité et prévention de la fraude.

6. Inscription, compte et accès

  • Création d'un compte avec identifiant et mot de passe ; l'Utilisateur en assure la confidentialité.
  • Les Examinateurs peuvent inviter des Examinés (courriel, intégrations, auto-inscription).
  • Les Examinés accèdent uniquement aux Evaluations pour lesquelles ils sont inscrits.
  • Mineurs : lorsque des Examinés mineurs sont inscrits, il appartient à l'Examinateur, Responsable de traitement, de déterminer la base légale applicable et d'informer les titulaires de l'autorité parentale des modalités d'évaluation, y compris de télésurveillance, avant l'inscription. Lorsque le traitement repose sur le consentement, l'Examinateur recueille celui du titulaire de l'autorité parentale dans les conditions de l'article 8 du RGPD.
  • Evalmee peut suspendre l'accès en cas d'usage non conforme.

7. Rôles RGPD et Accord de Sous-traitance (DPA)

  • L'Examinateur agit en qualité de Responsable de traitement des données des Examinés.
  • Evalmee agit exclusivement en qualité de Sous-traitant au sens de l'article 28 RGPD, sur instructions documentées de l'Examinateur.
  • L'Examinateur détermine seul les finalités, les options activées, les bases légales et les durées applicables ; Evalmee n'y prend aucune part. La responsabilité d'Evalmee s'apprécie au regard des seules obligations qui lui incombent en qualité de sous-traitant, dans les conditions prévues au DPA et à l'article 82 du RGPD.
  • Les demandes d'exercice des droits sont adressées en premier lieu à l'Examinateur, Responsable de traitement, seul en mesure d'y répondre. Une demande reçue par Evalmee est transmise sans délai à l'Examinateur, à qui Evalmee prête l'assistance prévue à l'article 28.3.e du RGPD. L'Examiné conserve le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les modalités de sous-traitance (sécurité, sous-traitants ultérieurs, assistance droits des personnes, transferts, audits) sont précisées dans l'Accord de Sous-traitance (DPA).

En cas de contradiction, le DPA et la Politique de Confidentialité prévalent pour les questions de données personnelles.

7 bis. Qualité déclarée du souscripteur

En acceptant les présentes CGU, l'Examinateur déclare agir soit en qualité de Responsable de traitement des données des Examinés pour ses propres formations, soit avec l'autorisation d'un Responsable de traitement identifié, dont il communique l'identité à Evalmee sur simple demande.

Il lui appartient, à ce titre, d'informer les Examinés des modalités d'évaluation applicables avant leur inscription, et de s'assurer que les options qu'il active relèvent bien de cette qualité.

Evalmee peut suspendre l'accès aux options de télésurveillance lorsque cette déclaration est manifestement inexacte.

8. Protection des données et confidentialité

  • Evalmee traite les données personnelles conformément au RGPD et au droit applicable.
  • La Politique de Confidentialité, distincte des présentes CGU, décrit les traitements mis en œuvre, les données collectées, les durées, les destinataires et les modalités d'exercice des droits. L'Accord de Sous-traitance (DPA) la complète pour les modalités de sous-traitance.
  • Les données d'examen (copies, résultats, enregistrements de télésurveillance) sont hébergées en France et ne font l'objet d'aucune réplication hors de l'Union européenne. La liste des sous-traitants ultérieurs figure en annexe de l'Accord de Sous-traitance.
  • L'Examinateur garantit disposer d'une base légale pour inscrire des Examinés et traiter leurs données.

9. Traçabilité des Évaluations et télésurveillance

  • La Plateforme enregistre des évènements techniques déterministes survenant sur le poste de l'Examiné pendant l'Évaluation, selon les options activées par l'Examinateur : sortie de la fenêtre d'examen ou passage sur une autre application, sortie du plein écran, copier-coller, présence d'une extension de navigateur identifiée comme à risque et, sur les formules Pro, Max et Organisation, avec le partage de l'écran, présence d'un second écran. Ces évènements sont horodatés et réunis dans un rapport d'intégrité réservé à l'Examinateur.
  • Des options supplémentaires peuvent être activées par l'Examinateur, Responsable de traitement, et par lui seul : sur les formules Pro, Max et Organisation, des captures de l'écran d'examen déclenchées par les évènements mentionnés ci-dessus ; sur la seule formule Organisation, la surveillance vidéo de l'Évaluation, à savoir l'enregistrement de la webcam et du microphone et le partage de l'écran par un flux vidéo continu diffusé au surveillant et enregistré, ainsi que la vérification de l'identité dans les conditions de l'article 9 bis.
  • Toute activation de ces options est visible par l'Examiné et nécessite une information préalable de la part de l'Examinateur.
  • Evalmee n'active jamais de tels enregistrements de sa propre initiative et n'intervient qu'en qualité de Sous-traitant.

Ce que la Plateforme ne fait pas par défaut. Sur les formules Mini, Pro et Max, la Plateforme ne met en œuvre ni webcam, ni microphone, ni vidéo, ni vérification de l'identité. Par défaut, et sur ces formules dans tous les cas, aucune analyse automatique de l'Examiné ni de son environnement n'est mise en œuvre : le traitement porte sur l'environnement technique du poste et sur l'activité dans l'Évaluation. Sur aucune formule la Plateforme n'analyse les émotions, l'expression du visage, ni la dynamique ou la cadence de frappe. Aucun logiciel prenant le contrôle du poste de l'Examiné n'est installé.

Analyse automatisée de la webcam et du son (formule Organisation, options désactivées par défaut). Sur la seule formule Organisation, l'Examinateur peut activer, en sa qualité de Responsable de traitement, deux options d'analyse automatisée, par intelligence artificielle, des flux de la webcam et du microphone : (i) l'analyse de l'environnement de l'Examiné, qui signale la présence d'une seconde personne, l'absence de visage, la présence d'un téléphone ou des voix ; (ii) l'analyse de la direction du regard et de l'orientation de la tête, activable Évaluation par Évaluation. La détection de l'absence de visage est une détection d'objet : aucun traitement biométrique n'est mis en œuvre et aucun gabarit biométrique n'est calculé ni conservé. Cette seconde option constitue une analyse automatique du comportement, que la CNIL recommande de ne pas utiliser (délibération n° 2023-058, § 37) : la décision de l'activer, sa justification et l'information préalable des Examinés relèvent de l'Examinateur. Ces analyses ne produisent que des signalements soumis à l'Examinateur ; aucune ne donne lieu à une décision automatisée.

Score de risque et absence de décision automatisée. Les évènements détectés sont agrégés en un score de risque réservé à l'Examinateur et jamais communiqué à l'Examiné. Par défaut, et sur les formules Mini, Pro et Max dans tous les cas, ce score est calculé à partir des seuls évènements techniques du poste, selon des règles fixes, sans intelligence artificielle. Sur la formule Organisation, lorsque l'Examinateur a activé les options d'analyse automatisée décrites ci-dessus, leurs signalements peuvent également être pris en compte dans le score. Ce score n'interrompt aucune Évaluation, ne signale aucun Examiné de lui-même et n'établit à lui seul aucune fraude. Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative un Examiné n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD : l'Examinateur examine le rapport d'intégrité et tranche lui-même. Les signaux recueillis sont des indices à instruire.

Information de l'Examiné. Il appartient à l'Examinateur, Responsable de traitement, d'informer les Examinés avant l'Évaluation, conformément à l'article 13 du RGPD : nom du Responsable de traitement, options activées, données collectées, durée de conservation et modalités d'exercice des droits. Evalmee met à disposition un modèle de mention d'information. Cette information ne vaut pas consentement au sens de l'article 4 (11) du RGPD et ne constitue pas la base légale du traitement.

9 bis. Vérification de l'identité

9 bis.1 — Rapprochement documentaire (formule Organisation). Sur la formule Organisation, lorsque l'Examinateur active cette option, l'Examiné photographie, avant l'accès à l'Évaluation, une pièce justifiant de son identité et son visage. Les deux images sont comparées par un examinateur habilité de l'Examinateur, qui confirme ou infirme lui-même l'identité. Aucun gabarit biométrique n'est calculé ni conservé et aucun traitement relevant de l'article 9 du RGPD n'est mis en œuvre.

9 bis.2 — Vérification automatisée (formule Organisation, sur devis). Sur la seule formule Organisation, et sur devis, une vérification automatisée de l'identité peut être déployée par l'intermédiaire d'un prestataire spécialisé. Cette option est désactivée par défaut. Elle traite des données biométriques au sens de l'article 9 du RGPD et ne peut être activée que par l'Examinateur, Responsable de traitement, à qui il revient d'en apprécier la licéité. Elle est mise en œuvre dans les conditions cumulatives suivantes : une vérification unique, préalable ou postérieure à l'épreuve, à l'exclusion de toute surveillance pendant celle-ci ; une cohorte d'une taille rendant le contrôle humain individuel impraticable ; une alternative de vérification humaine offerte à tout Examiné qui la demande ; une information préalable spécifique. Les données de la vérification (pièce, visage, détection de présence, appareil et adresse IP) et la référence faciale qui permet de reconnaître le même Examiné à une épreuve suivante de la même session sont conservées par le prestataire trois mois par défaut, durée que l'Examinateur peut réduire, puis supprimées ; la référence n'est comparée qu'au visage de ce même Examiné, jamais à ceux d'autres personnes, et aucune base de recherche n'est constituée.

9 ter. Options disponibles selon la formule

Toutes les formules donnent accès à la surveillance du navigateur : les évènements techniques de l'article 9, détectés selon des règles fixes et sans intelligence artificielle, le rapport d'intégrité et le score de risque. Les formules Pro et Max y ajoutent la surveillance de l'écran : la détection d'un second écran et les captures de l'écran d'examen déclenchées par ces évènements. Les formules en libre-service (Mini, Pro, Max, qui relèvent des Formules Individuelle et Équipe au sens des CGV) ne comportent ni webcam, ni microphone, ni vidéo, ni vérification de l'identité.

La surveillance vidéo (enregistrement de la webcam et du microphone, partage de l'écran en vidéo continue), la vérification de l'identité de l'article 9 bis, les options d'analyse automatisée de l'article 9, les durées de conservation contractuelles et les engagements de service renforcés relèvent de la seule formule Organisation, qui comprend aussi la surveillance du navigateur et les captures d'écran, et font l'objet d'un devis et d'un contrat spécifiques.

Quelle que soit la formule, les stipulations de l'Accord de Sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD s'appliquent. Un exemplaire du DPA en vigueur peut être obtenu sur demande à contact@evalmee.com.

10. Obligations des Utilisateurs

Obligations communes

  • Respect des lois et droits des tiers.
  • Fournir des informations exactes et à jour.
  • Ne pas diffuser de contenus illicites ou nuisibles.
  • Ne pas compromettre la sécurité, l'intégrité ou la disponibilité de la Plateforme.

Obligations des Examinateurs

  • Garantir la légalité et la pertinence des Evaluations.
  • Respecter le RGPD (bases légales, information des Examinés, conservation, sécurité).
  • Assurer la confidentialité des résultats.
  • Assumer leur rôle de Responsable de traitement des données personnelles.

Obligations des Examinés

  • Respecter les consignes d'Evaluation.
  • Ne pas commettre de fraude, entendue comme tout comportement visant à contourner les consignes (usage d'outils interdits, communication non autorisée, altération technique du fonctionnement de la Plateforme).
  • La constatation et la sanction d'une fraude relèvent exclusivement de l'Examinateur.

11. Propriété intellectuelle et licence limitée

  • La Plateforme (code, design, bases de données) est la propriété exclusive d'Evalmee.
  • Les contenus créés ou importés par les Examinateurs (sujets, corrigés) demeurent leur propriété ; ils concèdent à Evalmee une licence limitée pour la fourniture des Services.
  • Les réponses des Examinés demeurent leur propriété ; elles sont concédées sous licence limitée à Evalmee pour exécution des Services.

12. Disponibilité, maintenance et support technique

La Plateforme est accessible 24h/24, 7j/7, sauf périodes de maintenance (planifiées ou urgentes) ou cas de force majeure. Evalmee s'efforce, lorsque possible, de prévenir les Examinateurs en amont des opérations planifiées.

Le support technique est disponible du lundi au vendredi de 9h00 à 17h30 (CET, hors jours fériés français), par email à support@evalmee.com ou via le chat intégré.

En cas de problème technique majeur affectant la Plateforme, Evalmee déploiera des efforts raisonnables pour rétablir le service dans des délais adaptés à la gravité de l'incident. Ces délais sont indicatifs et ne constituent pas un engagement contractuel.

Les mesures de compensation pédagogique (nouvelle session, ajustement de notation) relèvent de la responsabilité de l'Examinateur.

13. Journaux techniques et traçabilité

Les journaux techniques horodatés attestent des opérations réalisées sur la Plateforme.

Les évènements qu'ils consignent et le score de risque qui les résume sont des indices à instruire, et non l'établissement d'une fraude : ils documentent une piste d'audit que l'Examinateur examine lui-même. Aucune conséquence n'est tirée à l'égard d'un Examiné sur le seul fondement d'un signal automatique.

Les accès aux enregistrements de télésurveillance sont journalisés.

Les journaux sont accessibles aux Examinateurs, qui peuvent les utiliser pour instruire une réclamation. L'Examiné exerce son droit d'accès aux données le concernant auprès de l'Examinateur, Responsable de traitement, dans les conditions de l'article 15 du RGPD. Ces journaux ne sont pas conservés au-delà des durées prévues à l'article 14.

13 bis. Recours à l'intelligence artificielle

Pour l'assistance à la rédaction des sujets et à la correction des questions ouvertes, Evalmee recourt à des modèles d'intelligence artificielle fournis par des tiers. Pour la correction, la question, la grille de correction et la réponse leur sont transmises sans nom ni identifiant de l'Examiné, sur des points d'accès européens ; les questions fermées sont corrigées automatiquement, sans intelligence artificielle. Les options d'analyse automatisée décrites à l'article 9 reposent, elles, sur des modèles opérés par Evalmee elle-même : les flux de la webcam et du microphone de l'Examiné ne sont transmis à aucun prestataire tiers d'intelligence artificielle. Aucune donnée d'Utilisateur n'est utilisée pour l'entraînement de modèles. Aucune note n'est attribuée de manière automatique sans validation par l'Examinateur. L'intelligence artificielle n'intervient pas dans la traçabilité. Elle n'intervient dans la télésurveillance et dans le score de risque que lorsque l'Examinateur active, sur la formule Organisation, les options d'analyse automatisée décrites à l'article 9, dont les signalements peuvent alors être pris en compte dans ce score, et dans la vérification d'identité que dans le cas de la vérification automatisée décrite à l'article 9 bis.

14. Rétention, suppression et export des données

L'Examinateur, en tant que Responsable de traitement, définit et maîtrise les durées de conservation applicables aux données des Evaluations (copies, réponses, résultats, métadonnées). Evalmee n'intervient qu'en qualité de Sous-traitant, selon les instructions de l'Examinateur et les termes du DPA.

Evalmee ne procède à aucune conservation autonome des données d'examen, à l'exception des données issues des fonctionnalités de télésurveillance (captures de l'écran d'examen, enregistrements webcam et microphone, enregistrement vidéo continu de l'écran), pour lesquelles une durée de conservation par défaut s'applique. Ces données ne font l'objet d'aucun traitement biométrique : aucun gabarit n'est calculé ni stocké.

Les captures de l'écran d'examen, prises sur évènement sur les formules Pro, Max et Organisation, ainsi que les enregistrements webcam et microphone et l'enregistrement vidéo continu de l'écran, qui n'existent que sur la formule Organisation, sont supprimés trois mois après l'Évaluation, délai correspondant au traitement des contestations éventuelles, sauf durée différente convenue dans les conditions prévues ci-après. Il appartient à l'Examinateur, Responsable de traitement, de fixer la durée de conservation applicable avant la mise en œuvre du traitement et de la porter à la connaissance des Examinés.

Les signalements produits par les options d'analyse automatisée de l'article 9 sont rattachés à la copie de l'Examiné : ils suivent la durée de conservation des copies, fixée par l'Examinateur, et sont supprimés avec elle.

Dans le cadre de la formule Organisation, la durée de conservation peut être fixée par l'organisation Responsable de traitement, à condition d'être proportionnée à l'enjeu de l'épreuve et communiquée aux Examinés par leur Examinateur. Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée, l'Examinateur peut demander la conservation des captures et enregistrements concernés jusqu'à son terme.

L'Examinateur reste seul responsable de l'export, de la conservation et de la suppression des données des Evaluations.

15. Modifications des CGU

En cas de modification substantielle, Evalmee fournit un préavis raisonnable (par exemple 15 jours) et un résumé des changements. La poursuite d'utilisation vaut acceptation.

16. Durée, suspension et résiliation

  • Les CGU s'appliquent pour une durée indéterminée.
  • Evalmee peut suspendre ou fermer un compte en cas de violation des CGU, de risque pour la sécurité, ou sur demande légale.
  • Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle, à la responsabilité et aux données survivent à la résiliation.

17. Divers

  • Langue : les présentes CGU sont rédigées en français. Les traductions publiées sur le site le sont à titre d'information ; en cas de divergence, la version française prévaut.
  • Droit applicable : droit français.
  • Compétence : tribunaux français, après tentative de règlement amiable. Toutefois, l'Examiné demeure libre de faire valoir ses droits devant les juridictions compétentes de son lieu de résidence, conformément aux règles de droit international privé applicables.
  • Indépendance des clauses : la nullité d'une clause n'affecte pas les autres.
  • Non-renonciation : le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation.
  • Cession : Evalmee peut céder ses droits et obligations dans le cadre d'une réorganisation (fusion, acquisition, transfert d'activité).